ASSISTANT D’AGENCE

Concernant l’assistanat administratif, financier et technique :
– Gérer les mails sur la partie travaux (édition des situations de travaux, préparation des convocations chantier, transmission des certificats de travaux aux entreprises) ainsi que la boîte agence (diffusion aux MOE).
– Rédiger si nécessaire et diffuser les comptes rendus de chantier, les courriers de MED ou tout autre courrier.
– Préparer les SharePoint pour chaque affaire (nouvelle et en cours).
– Monter et lancer les appels d’offres en lien avec les maîtres d’oeuvre d’exécution.
– Etablir les marchés de travaux et les ordres de service.
– Assister dans le suivi administratif et comptable relatif à l’exécution et à la clôture des travaux : réalisation d’ordre de service, bordereaux de paiement entreprise, décomptes généraux définitifs.
– Collaborer avec les maîtres d’oeuvre d’exécution pour gérer/vérifier les DOE (dossiers des Ouvrages Exécutés) ainsi que gérer la GPA.
– Classer et archiver informatiquement/ physiquement tous documents relatifs : classement administratif chantier de l’agence.
– Entrer les nouvelles affaires dans OOTI – Déploiement complet du logiciel OOTI.
– Organiser une réunion mensuelle avec le pôle travaux.
– Etablir et diffuser les notes d’honoraires de l’agence. Suivre efficacement encaissements, relances si nécessaire.
– Classer/transmettre factures fournisseurs.

Concernant l’intendance de l’agence :
– Assurer l’accueil physique et le standard téléphonique.
– Gérer l’accueil physique et la prise en charge des visiteurs (fournisseurs, clients, entreprises…).
– Contribuer à la bonne communication des informations au sein de l’agence.
– Gérer la vie de l’agence (commandes matériels, fournitures, etc.).
– Veiller à ce que la salle de réunion et les espaces communs soient propres et bien organisés.